Datenschutzerklärung

DocuGov.ai wird von Warschau, Polen aus betrieben. Für datenschutzbezogene Fragen, Anfragen oder Mitteilungen erreichen Sie uns unter: docugov@docugov.ai Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie personenbezogene Daten bei der Nutzung von DocuGov.ai verarbeitet werden.

Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit folgenden Aktivitäten verarbeitet werden: • Besuch der Website; • Nutzung des Dokumentengenerators; • Erwerb kostenpflichtiger Funktionen, soweit verfügbar; • Beauftragung einer Expertenprüfung, soweit verfügbar; • Kontaktaufnahme per E-Mail.

Je nach Nutzung des Dienstes können wir folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten: a) Von Ihnen bereitgestellte Informationen Dazu gehören alle Informationen, die Sie in den Dokumentengenerator eingeben, wie Namen, Kontaktdaten, Adressen, Fallbeschreibungen, Sachverhalte, gewünschte Formulierungen und sonstige von Ihnen bereitgestellte Texte. b) Kontaktdaten Dazu gehören Ihre E-Mail-Adresse und Informationen, die Sie bei der Kontaktaufnahme oder bei Nutzung der Expertenprüfung angeben. c) Bestell- und Transaktionsdaten Bei Erwerb einer kostenpflichtigen Funktion können wir transaktionsbezogene Informationen verarbeiten, wie Bestellkennungen, Zahlungsstatus, Betrag, Währung und begrenzte Abrechnungsmetadaten. Vollständige Zahlungskartendaten werden vom Zahlungsdienstleister verarbeitet und von uns nicht gespeichert. d) Technische Daten und Nutzungsdaten Dazu können IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen, Betriebssystem, Zeitstempel, Seiteninteraktionen, Anfragemetadaten und ähnliche technische Daten gehören, die für Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung erforderlich sind. e) Cookie- und Präferenzdaten Dazu gehören Informationen, die in zwingend erforderlichen Cookies gespeichert werden, sowie gegebenenfalls in optionalen Analyse-Cookies gemäß Ihren Einstellungen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken: a) Bereitstellung des Dienstes und Erstellung der angeforderten Dokumente Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage. b) Bearbeitung von Supportanfragen und operative Kommunikation Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, vorvertragliche Maßnahmen und/oder unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen und der Aufrechterhaltung des Dienstes. c) Gewährleistung der Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehlerbehebung und Sicherstellung der Dienstintegrität Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Sicherung und dem Betrieb des Dienstes. d) Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen Rechtsgrundlage: Einhaltung geltenden Rechts. e) Einsatz optionaler Analysetechnologien, sofern eine Einwilligung erforderlich ist Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung.

Bitte geben Sie nicht mehr personenbezogene Daten an als für Ihr Dokument erforderlich. Der Dienst ist nicht für die routinemäßige Übermittlung besonders sensibler personenbezogener Daten oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen vorgesehen, es sei denn, solche Informationen sind für das gewünschte Dokument tatsächlich erforderlich. Wenn Sie personenbezogene Daten anderer Personen angeben, sind Sie dafür verantwortlich sicherzustellen, dass Sie dazu für den jeweiligen Zweck berechtigt sind.

a) Dokumentenerstellung Wenn Sie Informationen in den Generator eingeben, können diese an Drittanbieter für Infrastruktur und KI ausschließlich zum Zweck der Erstellung des angeforderten Dokuments und des Betriebs des Dienstes übermittelt werden. b) Keine dauerhafte Nutzerdokumenten-Datenbank Für die Standarddokumentenerstellung führen wir keine dauerhafte Datenbank mit Nutzerdokumenten. Informationen können jedoch vorübergehend im Arbeitsspeicher, in Protokollen, Zustellsystemen, Sicherheitssystemen oder durch Dienstleister verarbeitet werden, soweit dies für Betrieb, Sicherheit, Fehlerbehebung oder Missbrauchsprävention erforderlich ist. c) Expertenprüfung Wenn Sie die Expertenprüfung nutzen, können Ihre eingereichten Inhalte und Kontaktdaten zum Zweck der Durchführung dieser Prüfung und der Kommunikation mit Ihnen darüber verarbeitet werden. d) Kein Verkauf personenbezogener Daten Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. e) Keine Marketingnutzung von Fallinhalten Wir verwenden die von Ihnen übermittelten Sachinhalte nicht für Marketingzwecke. f) Keine automatisierte Entscheidungsfindung DocuGov.ai ist ein Texterstellungswerkzeug. Es trifft keine rechtlichen, finanziellen, beschäftigungsbezogenen, versicherungstechnischen oder ähnlich bedeutsamen Entscheidungen über Sie.

Wir verwenden: • zwingend erforderliche Cookies für Kernfunktionalität, Sicherheit, Kauf- oder Sitzungsvalidierung und Spracheinstellungen; sowie • optionale Analyse-Cookies oder ähnliche Technologien nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung. Sie können Ihre Präferenzen für optionale Cookies über den auf der Website verfügbaren Einwilligungsmechanismus verwalten, sofern zutreffend.

Zum Betrieb des Dienstes können wir Drittanbieter in folgenden Kategorien einsetzen: • KI-Anbieter; • Hosting- und Infrastrukturanbieter; • Zahlungsdienstleister; • Anbieter transaktionaler E-Mail-Dienste; • Analyse- und Diagnostikanbieter. Diese Anbieter können personenbezogene Daten in unserem Auftrag oder, je nach Dienst und Kontext, unter ihren eigenen unabhängigen Datenschutzbestimmungen verarbeiten.

Einige unserer Anbieter können personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Bei internationaler Übermittlung personenbezogener Daten stützen wir uns auf einen geeigneten Rechtsmechanismus gemäß geltendem Datenschutzrecht, der einen Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder einen anderen rechtmäßigen Übermittlungsmechanismus umfassen kann. Weitere Informationen zu den angewandten Schutzmaßnahmen können Sie unter docugov@docugov.ai anfordern.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck angemessen erforderlich ist, einschließlich: • für die Standarddokumentenerstellung übermittelte Informationen: werden von uns grundsätzlich nicht in einer dauerhaften Nutzerdokumenten-Datenbank gespeichert; • technische Daten und Sicherheitsdaten: so lange wie für Sicherheit, Fehlerbehebung, Missbrauchsprävention und Betriebsintegrität angemessen erforderlich; • Support- und Prüfungskommunikation: so lange wie für die Bearbeitung der Anfrage und die Abwicklung von Folgeaktivitäten, Streitigkeiten oder Compliance-Anforderungen erforderlich; • uns vorliegende Bestell- und Transaktionsdaten: so lange wie für Buchhaltung, Steuern, Betrugspävention und rechtliche Compliance erforderlich; • Analysedaten: gemäß der Konfiguration des jeweiligen Tools und Ihren Einwilligungsentscheidungen, sofern zutreffend. Drittanbieter können eigene Aufbewahrungsfristen gemäß ihren eigenen Bedingungen und Richtlinien anwenden.

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein, darunter: • Verschlüsselung bei der Übertragung; • Zugriffskontrollen; • gesicherte Sitzungs- und Kaufvalidierungsmechanismen; • Eingabevalidierung; • Ratenbegrenzung und Missbrauchspräventionskontrollen; • Sicherheitsüberwachung. Kein Onlinedienst kann absolute Sicherheit garantieren.

Nach geltendem Recht können Sie folgende Rechte haben: • Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten; • Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten; • Löschung personenbezogener Daten; • Einschränkung der Verarbeitung; • Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen; • Erhalt personenbezogener Daten in einem übertragbaren Format, sofern zutreffend; • jederzeitiger Widerruf der Einwilligung, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht; • Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde. Da der Dienst darauf ausgelegt ist, die dauerhafte Speicherung standardmäßig generierter Inhalte zu minimieren, stehen uns möglicherweise nur begrenzte Daten zum Abrufen, Berichtigen oder Löschen zur Verfügung, die über vorübergehende Verarbeitungsdaten und bei Anbietern gespeicherte Daten hinausgehen. Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie: docugov@docugov.ai Wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist. Wenn Sie sich in Polen befinden, können Sie Beschwerde beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO) einlegen.

Der Dienst ist nicht für Personen unter 16 Jahren bestimmt. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren. Wenn Sie glauben, dass ein Kind personenbezogene Daten über den Dienst bereitgestellt hat, kontaktieren Sie uns bitte.

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen aktualisieren wir das Datum „Zuletzt aktualisiert“ und informieren gegebenenfalls zusätzlich.

Für datenschutzbezogene Angelegenheiten kontaktieren Sie bitte: docugov@docugov.ai Warschau, Polen