Polityka Prywatności

Serwis DocuGov.ai jest prowadzony z Warszawy, Polska. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można się z nami skontaktować pod adresem: docugov@docugov.ai Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe w związku z korzystaniem z DocuGov.ai.

Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z: • odwiedzaniem strony internetowej; • korzystaniem z narzędzia do generowania dokumentów; • zakupem płatnych funkcji, jeśli są dostępne; • zleceniem weryfikacji przez eksperta, jeśli jest dostępna; • kontaktem z nami drogą mailową.

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych: a) Informacje podane przez użytkownika Obejmują wszelkie informacje wprowadzone do generatora dokumentów, takie jak imiona i nazwiska, dane kontaktowe, adresy, opisy spraw, okoliczności faktyczne, żądana treść dokumentu oraz inne podane przez Ciebie teksty. b) Dane kontaktowe Obejmują adres e-mail oraz informacje podane przy kontakcie z nami lub korzystaniu z funkcji weryfikacji przez eksperta. c) Dane transakcyjne i zamówieniowe W przypadku zakupu płatnej funkcji możemy przetwarzać informacje związane z transakcją, takie jak identyfikatory zamówień, status płatności, kwota, waluta oraz ograniczone metadane rozliczeniowe. Pełne dane karty płatniczej są przetwarzane przez operatora płatności i nie są przez nas przechowywane. d) Dane techniczne i dotyczące użytkowania Mogą obejmować adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu, system operacyjny, znaczniki czasu, interakcje ze stroną, metadane żądań oraz podobne dane techniczne niezbędne do działania, bezpieczeństwa i rozwiązywania problemów. e) Dane dotyczące plików cookie i preferencji Obejmują informacje zapisane w niezbędnych plikach cookie oraz, w stosownych przypadkach, w opcjonalnych plikach cookie analitycznych, zgodnie z Twoimi wyborami.

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach: a) Świadczenie Usługi i generowanie żądanych dokumentów Podstawa prawna: wykonanie umowy lub podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy. b) Obsługa zapytań i komunikacja operacyjna Podstawa prawna: wykonanie umowy, działania przedumowne i/lub nasz prawnie uzasadniony interes polegający na odpowiadaniu użytkownikom i utrzymaniu Serwisu. c) Utrzymanie bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka i zapewnienie integralności usługi Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zabezpieczeniu i utrzymaniu Serwisu. d) Wypełnianie obowiązków prawnych Podstawa prawna: zgodność z obowiązującym prawem. e) Korzystanie z opcjonalnych technologii analitycznych, jeśli wymagana jest zgoda Podstawa prawna: Twoja zgoda.

Prosimy o niepodawanie więcej danych osobowych niż jest to niezbędne do przygotowania dokumentu. Serwis nie jest przeznaczony do rutynowego przetwarzania szczególnie wrażliwych danych osobowych ani danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych, chyba że takie informacje są rzeczywiście niezbędne do przygotowania żądanego dokumentu. Jeśli zdecydujesz się podać dane osobowe dotyczące innych osób, jesteś odpowiedzialny za zapewnienie, że masz do tego prawo w danym celu.

a) Generowanie dokumentów Gdy przesyłasz informacje w generatorze, mogą one zostać przekazane zewnętrznym dostawcom infrastruktury i AI wyłącznie w celu wygenerowania żądanego dokumentu i obsługi Serwisu. b) Brak trwałej bazy dokumentów użytkowników W przypadku standardowego generowania dokumentów nie prowadzimy trwałej bazy danych dokumentów użytkowników. Informacje mogą być jednak przetwarzane przejściowo w pamięci, logach, systemach dostarczania, systemach bezpieczeństwa lub przez dostawców usług, jeśli jest to niezbędne do działania, bezpieczeństwa, diagnostyki lub zapobiegania nadużyciom. c) Weryfikacja przez eksperta Jeśli korzystasz z funkcji weryfikacji przez eksperta, przesłana treść i dane kontaktowe mogą być przetwarzane w celu przeprowadzenia tej weryfikacji i komunikacji z Tobą w tym zakresie. d) Brak sprzedaży danych osobowych Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych. e) Brak wykorzystania treści sprawy w celach marketingowych Nie wykorzystujemy treści faktycznych podanych w Twojej sprawie w celach marketingowych. f) Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji DocuGov.ai jest narzędziem do tworzenia pism. Nie podejmuje decyzji prawnych, finansowych, zatrudnieniowych, ubezpieczeniowych ani innych podobnie istotnych decyzji dotyczących Ciebie.

Stosujemy: • niezbędne pliki cookie wymagane do podstawowej funkcjonalności, bezpieczeństwa, walidacji zakupu lub sesji oraz preferencji językowych; oraz • opcjonalne analityczne pliki cookie lub podobne technologie wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody. Możesz zarządzać preferencjami dotyczącymi opcjonalnych plików cookie za pomocą mechanizmu zgody dostępnego na stronie, jeśli dotyczy.

W celu świadczenia Usługi możemy korzystać z zewnętrznych dostawców w następujących kategoriach: • dostawcy AI; • dostawcy hostingu i infrastruktury; • operatorzy płatności; • dostawcy transakcyjnych usług e-mail; • dostawcy analityki i diagnostyki. Dostawcy ci mogą przetwarzać dane osobowe w naszym imieniu lub, w zależności od usługi i kontekstu, na podstawie własnych niezależnych warunków ochrony prywatności.

Niektórzy z naszych dostawców mogą przetwarzać dane osobowe poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W przypadku międzynarodowego przekazywania danych osobowych opieramy się na odpowiednim mechanizmie prawnym wynikającym z obowiązujących przepisów o ochronie danych, który może obejmować decyzję stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony, standardowe klauzule umowne lub inny zgodny z prawem mechanizm transferu mający zastosowanie do danego dostawcy i transferu. Dodatkowe informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać kontaktując się z nami pod adresem docugov@docugov.ai.

Przechowujemy dane osobowe jedynie tak długo, jak jest to uzasadnione dla danego celu, w tym: • informacje podane w celu standardowego generowania dokumentów: co do zasady nie są przechowywane przez nas w trwałej bazie dokumentów użytkowników; • dane techniczne i bezpieczeństwa: tak długo, jak jest to uzasadnione dla bezpieczeństwa, diagnostyki, zapobiegania nadużyciom i integralności operacyjnej; • korespondencja dotycząca wsparcia i weryfikacji przez eksperta: tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji żądania oraz obsługi ewentualnych dalszych działań, sporów lub wymogów zgodności; • dane transakcyjne i zamówieniowe dostępne nam: tak długo, jak wymagają tego przepisy księgowe, podatkowe, dotyczące zapobiegania oszustwom i zgodności prawnej; • dane analityczne: zgodnie z konfiguracją danego narzędzia i Twoimi wyborami dotyczącymi zgody, jeśli dotyczy. Zewnętrzni dostawcy mogą stosować własne okresy przechowywania zgodnie z własnymi warunkami i politykami.

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych, w tym m.in.: • szyfrowanie danych podczas przesyłania; • kontrola dostępu; • zabezpieczone mechanizmy walidacji sesji i zakupów; • walidacja danych wejściowych; • ograniczanie częstotliwości żądań i kontrola nadużyć; • monitorowanie bezpieczeństwa. Żaden serwis internetowy nie może zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa.

Zgodnie z obowiązującym prawem możesz mieć prawo do: • dostępu do swoich danych osobowych; • sprostowania nieprawidłowych danych osobowych; • usunięcia danych osobowych; • ograniczenia przetwarzania; • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie; • przenoszenia danych w odpowiednim formacie, jeśli dotyczy; • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie; • złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego. Ponieważ Serwis jest zaprojektowany tak, aby minimalizować trwałe przechowywanie standardowych generowanych treści, w niektórych przypadkach możemy dysponować ograniczoną ilością danych do pobrania, poprawienia lub usunięcia, poza przejściowymi danymi przetwarzania i danymi u dostawców. Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami: docugov@docugov.ai Odpowiemy w terminie wymaganym przez obowiązujące prawo. Jeśli przebywasz w Polsce, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Serwis nie jest przeznaczony dla osób poniżej 16 roku życia. Nie gromadzimy świadomie danych osobowych dzieci poniżej 16 lat. Jeśli uważasz, że dziecko podało dane osobowe za pośrednictwem Serwisu, prosimy o kontakt.

Niniejsza Polityka Prywatności może być od czasu do czasu aktualizowana. W przypadku istotnych zmian zaktualizujemy datę „Ostatnia aktualizacja” i, w stosownych przypadkach, poinformujemy o tym w dodatkowy sposób.

W sprawach dotyczących prywatności prosimy o kontakt: docugov@docugov.ai Warszawa, Polska